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中小企业网络激光打印设备的采购策略大全焊锡膏

发布时间:2022-08-13 16:18:27 来源:罗田五金网

中小企业网络激光打印设备的采购策略大全

在办公室环境中常常需要进行文件打印,包括报表、简报、提案、签呈等,尤其是多数中小企业,由于没有做到全面纸张电子化的工作环境,所以打印文件的频度更是可观。  不过,虽然没有全面的企业e化流程系统,至少多数中小企业均已建置了全面性的计算机网络系统,因此,若能通过良好的网络打印机建置计划,依照工作需求、频度、重点,规画相关的网络打印机配置,也能够有效提升打印效率。

不过市面上有如此多种的网络激光打印机,该如何进行挑选适合公司的打印机,是采购人员所必须具备的能力。

不管是客户订单、公司文件甚至是私人信件,通过打印机打印出来,不仅可以随身携带,纸本形态的方式加上手写签章,便会成为具有基本效力的文件。所以只要是办公室,不管人数多还是少,都会配备激光打印机。

在所有种类打印机当中,激光打印机是单张打印成本最低的产品,以往办公室在采购打印机的时候,大多是以单色黑白激光打印机为主,主要是因为办公室打印量相当大。在办公室环境当中,文书类型的档案居多,即便是搭配上常见表格,单色就已经足够。

然而近几年来,彩色激光打印机价格不断调降,而新推出的彩色激光打印机,将黑色碳粉独立出来,加上厂商刻意降低黑色墨粉盒的单价,使得彩色打印机上的每一页打印成本,与单色激光打印机相差不大,所以采购彩色激光打印机的公司行号也相对增加,毕竟在打印投影片或者是公司数据上,彩色还是有其需要。

不管是单色或彩色,网络激光打印已是办公室最常使用的环境,主要是因为打印机加上网络卡界面,可以不受办公室的空间限制而随处摆放,每台计算机也都能直接与打印机作连结,并不需要有特定打印的主机,MIS不用担心会发生主机运作异常而无法打印。市面上如此多的网络打印机,如何挑选适当的产品,成为中小企业MIS的基本功。

单色激光打印机市占率高 彩色激光打印机后来居上

激光打印机除了打印速度快与打印成本单价低之外,公司文件流程也少不了它,所以不管办公室是大或小,都会有它踪迹。距离上一波在2000年发生的办公室设备更新高峰,已经过了5、6年,因此最近有不少公司进入办公室设备汰换或添购的阶段,当然激光打印机也不例外。针对中小企业的需求,激光打印机采购,希望通过更多方面的分析与比较,让MIS人员可以依照公司的现况与需求,选择适当的激光打印机来提升工作效率。

彩色激光打印机来势汹汹

大约在5~6年前,如果办公室要购买激光打印机,几乎所有MIS都会建议老板购买打印单成本低的单色激光打印机,除了成本,打印速度也比打印质量来的重要。至于那时候的彩色激光打印机,不仅种类少,且因客层设定以档案输出公司与印前需求客户为主,由于要求打印速度及质量,因此单价不仅昂贵,体积也相当庞大。

然而科技的进步带来成本降低的效益。改良架构的彩色打印串联引擎(tandem engines)推出,使得彩色激光打印机开始步入商用环境当中,现在市面上会有4次套印设计(Four-Pass)、直立型4-2-1架构及L型输出技术的产品推出。

然而,采用改良架构的彩色激光打印机,在价格方面跟高阶商务用单色打印机接近,在耗材价格上也不便宜,打印效果不比彩色喷墨打印机,所以在那时彩色激光打印机一直是属于小众市场的产品。

直到近年来彩雷产品技术成熟,加上单色激光打印机市场饱和,所以彩色激光打印机开始进行价格战,使得以往1台要价新台币4万~15万元的彩色激光打印机,通过产品技术改良后,市面上已有商厂推出1.5万~5万元的产品,大举进军办公室市场。由于新价位与以往办公室单色激光打印机相当接近,所以不少办公室开始采购彩色激光打印机。

单色激光打印机打印成本还是最低

仔细观察市场上的销售统计,您会发现单色激光打印机的销售量与使用量还是比彩色激光高。虽然彩色激光有大幅成长的销售业绩,但仍会出现此种情况的原因,最主要有2个关键,第一个是单色激光打印机打印成本低,用户使用习惯还没有改变,所以当碰到需要增加打印设备的时候,就会直接想到单色激光打印机,这样的思考模式,几乎成了不少MIS人员的反射性思考。

第二个原因是打印速度的差异。以某个领导厂牌的商用机种来说,以不到2万元的价格,就可以买到每分钟打印超过20页的机种,甚至还内建网络打印接口,不需要额外添购。对于有大量打印需求的用户而言,这样的价格与效能,其实就游刃有余。

至于实际计算的打印成本,家用入门的黑白激光打印机的每页打印成本会比较高之外,大部分的商用单色激光打印机的单张打印成本是在0.5~0.6元之间;高容量的打印成本是在0.6~0.7元,不仅可以降低用户使用成本,也让不同等级与价位的机种,有功能上的区别。

网络打印为办公室环境的基本需求

在办公室当中,您会发现几乎每1台激光打印机,都会直接连接网络接口,而不是连接到特定主机,这是因为,办公室打印机所在的位置,会依照人员座位来做配置,所以如果要跟计算机主机作连接,不仅位置摆放上会受到限制,使用的方便性也会减少。

大部分的打印机网络接口,采用的都是标准的RJ45接孔,使用的是因特网协议(Internet Protocol;IP),只要您所用的计算机操作系统支持IP通讯协议,打印机内部也提供该计算机操作系统的驱动程序,便能够跨平台使用。

会采用打印机内建网络接口来打印还有第二个理由,那就是简化账号管理问题。在中小企业环境当中,一般服务器或服务器的档案存取,是需要受到账号及密码的控管,但是在共享设备当中,打印属机密性低、使用频率高的环节,因此公司希望不要有账号的管理方式,’让使用者都能够直接使用。

打印机内建网络卡的方式,是不需具备账号控管,能够直接提供用户通过网络使用打印机,MIS只要负责安装完驱动程序之后,用户便能够直接使用,减少许多不必要的麻烦,除非像是特定资料,不然印不出来的情况也不容易发生。

当然,这样的作法比较适合中小企业的需求,如果换作是大型企业或者是需要机密性的打印环境,没有账号控管的打印机制是容易出问题的,尤其是会计或财务部门。MIS碰到机密性部门有群体打印需求时,简易的做法是配置入门型激光打印机,连接单机使用再通过特定群组的分享环境,让该部门的使用者具备打印的权限即可。

另外对于打印数量不多,但是有网络打印需求的使用单位,小型的外接式网络服务器也是很好的选择,因为它将打印机打印的动作,通过转换的方式,送到打印机的DB25接口当中。不过由于不是专属高速数据传输接口,所以打印速度与处理效能,当然与专用网络打印适配卡无法相比,但是它的好处是可以将既有的激光打印机升级成网络打印机,没有打印机购置成本的问题。不过,也因为这类产品在设计上讲求通用,因此在购买上,必须要注意是否与您手上的产品兼容,否则会发生软硬件不兼容的问题。

激光打印机禁用喷墨专用光面纸

如果您在办公室环境当中,惯用彩色喷墨打印机来打印公司所需要的彩色文件时,一般会采用喷墨专用光面纸来打印。笔者建议您,如果换成彩色激光打印机时,千万不要将这类纸张拿到彩色激光打印机或者是单色激光打印机来使用。

因为喷墨专用的光面纸或者是光面相纸,表面会有涂布特殊化学物质,藉此达到保护墨水的目的。如果您所用到的纸张上面的化学物质不能耐高热,激光打印机在固定碳粉的时候,会经过加热处理,化学物质可能会因为高热而脱落,沾黏在加热模块上,甚至往外延伸,导致卡纸等问题,严重的话会造成机器零件故障。

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